12°С, туман
без осадков
$ - 68,9831
€ - 76,7782

Как научиться планировать свое время

В издательстве МИФ вышел сборник статей Harvard Business Review про баланс между личной жизнью и работой. Мы публикует отрывок о том, как установить границы между работой и личной жизнью, а также научиться рассчитывать бюджет вашего времени.

Автор: Элизабет Грейс Сондерс

Покончите с перегрузкой на работе — установите границы

Почему когда ваши друзья, ваш партнер и особенно ваша мама говорят вам: «Тебе нужно перестать столько работать!» — вы сомневаетесь, хотя их правота для вас очевидна? Невозможно регулярно работать в течение 12–14 часов в день, и вы чувствуете себя перегоревшим и недовольным. Но когда речь заходит об установке границ, вы тянете время и убеждаете себя и других: «Сейчас просто разгар сезона. Скоро станет легче…»

Но легче не становится. И вы оказываетесь в западне между фактом, что не успеваете все сделать, и ощущением, что проблема не в ситуации, а в вас самих. Вы чувствуете свою вину перед остальными, которые, кажется, все успевают — а вы нет. Вы боитесь, что, если попросите о помощи или откажетесь от каких-то обязанностей, все узнают, что вы самозванец, не приносящий никакой пользы. Эти страхи вполне понятны, но они необязательно обоснованны. Работая инструктором по управлению временем, я обнаружила, что для достижения баланса очень важно начать объективно оценивать свое расписание, не позволяя смутному чувству страха определять ваши решения. Неважно, насколько вы ценный член команды, — никто не втиснет 100 часов работы в 40 или даже в 60 часов в неделю. Вы начнете преобразования, как только обретете уверенность в том, что ваши ожидания и ожидания других людей на самом деле неразумны и что вы способны установить границы в уважительной и конструктивной манере.

Вот пять этапов, которые помогут вам обрести уверенность. Используйте их на индивидуальном уровне или на групповом, если несете ответственность за управление ожиданиями вашей команды.

ЭТАП 1: разработайте временной бюджет

Люди, управляющие своими финансами, успешно следуют определенным принципам. Во-первых, они тратят только те деньги, которые у них есть, избегая таким образом ненужных расходов, долгов и сопутствующего стресса. Кроме того, они следят за правильным распределением своих финансов, чтобы иметь достаточно ресурсов для покупки всего необходимого. И наконец, они сокращают расходы везде, где могут, без значительных негативных последствий и стараются вложить деньги в инвестиции с хорошей вероятностью прибыли. Эти же самые принципы применимы к эффективному вложению времени. Чтобы осознать, с чем вы гарантированно справитесь, начните с подсчета количества часов, которые вам приходится тратить каждую неделю. Если вы отводите работе слишком много времени, сделайте обратный подсчет.

Например: Количество рабочих часов в день = 24 − (количество часов сна) − (дорога на работу) − (личные обязательства) − (занятия спортом) − (забота о себе)

Под «личными обязательствами» я понимаю те пункты в вашем расписании, которые незаменимы для самореализации. Они неодинаковы для разных людей, но обычно включают в себя время, проводимое с семьей, обязанности волонтера, социальную деятельность или личные увлечения, такие как игра на пианино. Прием пищи, принятие душа и сборы подпадают под категорию «забота о себе». Получив представление о своем ежедневном временном бюджете, вы посчитаете еженедельный, суммировав итоговые результаты для каждого дня. Для некоторых людей все дни одинаковы. Для других личные обязательства создают огромные разночтения в ежедневном временном бюджете.

Как только вы поймете размер своего временного бюджета, сможете оценить различную стоимость времени в течение рабочего дня. Например, вы занимаетесь «техническим обслуживанием» — отвечаете на телефонные звонки или строите план работы; «исполнением» — посещаете собрания или пишете отчеты; «развитием» — знакомитесь с людьми или занимаетесь маркетингом. Я советую составить список всех элементов вашего рабочего дня, а затем записать для каждого или приблизительную временную оценку, или процентное соотношение.

Например, я трачу 20 % моего рабочего дня, отвечая на электронные письма, 50 % — участвуя в проектах и 30 % — занимаясь развитием. Обязательно посчитайте не только стоимость каждого отдельного пункта, но и все связанные расходы. Например, часовая встреча может идти с дополнительными издержками в виде 15 минут на дорогу в одну сторону, получаса подготовки и 15 минут подведения итогов. Это означает, что итоговый расход составляет два часа. Именно поэтому, если вы работаете девять часов в день и хотите тратить на встречи не более 50 % своего времени, вам следует ограничить их до двух в день и десяти в неделю.

ЭТАП 2: сократите расходы везде, где это возможно

Разработав временной бюджет, вы, скорее всего, обнаружите, что действительно ожидали от себя больше, чем способны уместить в один день. Но это еще не значит, что вам пора бежать к начальнику. Вместо этого сначала тщательно проанализируйте, на что вы тратите свое время, и сократите расходы везде, где можете.

Возможно, вам придется прибегнуть к подобным мерам в момент рабочего кризиса. Или же вы поступите более мягко: например, откажетесь от посещения ненужных совещаний, попросите коллег обсуждать появляющиеся у них вопросы во время личных встреч вместо отправки вам 50 писем в течение недели, выйдете из состава какого-либо комитета, отключите уведомления электронной почты, сократите количество времени, которое вы зря тратите на улучшение результатов… Поставьте под сомнение свои устоявшиеся убеждения о том, чем вам стоит заниматься и сколько времени тратить на разные дела. По возможности берите на себя обязательство выполнить только те задания, для которых легко отыщете время в своем расписании.

ЭТАП 3: сравните ожидания с реальностью

Как только вы начнете мириться с тем фактом, что время ограничено, и извлекать выгоду из краткосрочных результатов, вам нужно будет уточнить ваши предварительные оценки, чтобы сравнить ожидаемое распределение времени с реальным. Например, вы считаете, что работа с электронной почтой должна занимать у вас всего час в день. Однако, подсчитав, обнаруживаете, что она всегда занимает два часа. (Узнать, как именно вы проводите свое время за компьютером, вам помогут такие программы, как RescueTime.) Осознав реальность ситуации, посмотрите, удастся ли сократить расход времени, перейдя, например, на более сжатые ответы, используя такие инструменты, как TypeIt4Me, или попросив сменить стратегию обработки электронной почты в офисе. Если же никакие меры не помогают сократить расходуемое время, не пытайтесь бороться с реальностью.

Правило 80/20 также поможет вам уложить все необходимое в рамки своего временного бюджета. Но для этого потребуется смириться с тем, что вы не можете сделать все задания и угодить всем желающим. Например, сравнивая ценность разных дел, вы можете обнаружить, что отказ от участия во встречах, на которых другие люди хотят вас видеть, но которые мешают вам заниматься более приоритетными вещами, — правильное решение. Или же окажется, что вам требуется гораздо меньше времени, чем вы думали, чтобы повлиять на ту или иную ситуацию должным образом. Например, появившись в «счастливые часы» вашей компании на 30–45 минут, вы получите практически такой же результат, как и проведя там два часа. Ретировавшись пораньше, вы получите целый час для занятий спортом или доработки предложения, которое принесет вам огромный доход. Некоторые подобные решения могут смутить таких «тружеников на пределе», как вы, но любые преходящие неудобства, вызванные изменением вашей естественной реакции, приведут к значительной отдаче в долгосрочной перспективе.

ЭТАП 4: попросите указать вам дорогу

Вы прошли все три этапа, описанные выше, но все еще не добились цели? Значит, настало время набраться храбрости и попросить помощи. Сделайте это четким, объективным способом, изложенным ниже. Но предварительно укрепите свою решимость, проверив еще раз свой временной бюджет и напомнив себе, что у вас нет причин чувствовать себя виноватым или неудачником. Никто не в силах сделать невозможное. Тот факт, что вы превысили свой временной бюджет, говорит не о ваших личных недостатках, а о том, что вам необходимо скорректировать условия.

Вот как можно подойти к переговорам относительно временного бюджета со своим менеджером и/или теми, кто пытается добавить новые пункты к вашему расписанию:

— Соберите все факты. Подготовьте краткий список проектов и примерную оценку того, сколько времени у вас уходит на разные задания. (Если вы прошли все три этапа, описанные выше, у вас уже должна быть эта информация.)

— Разработайте визуальную презентацию. Например, распечатайте свое расписание на неделю, отметив все встречи и время, которое вы тратите на выполнение разных заданий, или же составьте полноценный план проекта. Главное здесь — не форма, а демонстрация несоответствия между доступным временем и ожидаемыми результатами.

— Предоставьте информацию. Вместо того чтобы относиться к происходящему как к поединку между вами и теми, кто стремится загрузить вас еще больше, подойдите к этим переговорам как к стратегическим сессиям, во время которых вы работаете сообща с целью максимизировать привносимую вами ценность. Возможно, какое-то задание можно понизить в приоритетности, делегировать или упростить, предоставив себе больше времени для более важных дел. Таким образом вы просите указать вам дорогу в расставлении приоритетов. Это не будет казаться неуважением или вызовом дисциплине с вашей стороны — а всего лишь станет совместным усилием выстроить работу в рамках ваших временных ограничений.

ЭТАП 5: продолжайте искать баланс

Работа и жизнь не стоят на месте. Не получится составить расписание и неуклонно придерживаться его в течение последующих десяти лет. Вам придется уравновешивать и подправлять это расписание ежедневно или еженедельно (или хотя бы ежемесячно). Это означает, что если в течение одной недели вы тратили меньше времени на конкретное занятие, например на работу с электронной почтой, то на следующей следует выделить на него больше времени. Или, может быть, в течение одной недели вам нужно полностью сосредоточиться на подготовке презентации, поэтому на следующей неделе уделите больше внимания встречам. Реалистичная цель здесь — добиться того, чтобы корректное распределение времени в течение рабочей недели должным образом уравновешивалось.

В качестве заключительных слов ободрения — и предостережения — должна заверить вас, что, применяя описанную мной практику, вы станете не только здоровее и счастливее, но и скромнее. Приняв ограничения, вы должны будете признать, что неидеальны и не можете сделать все, тем более одновременно. Если в своей команде вы всегда считались перфекционистом, такая перемена в вашем поведении посеет сомнение в собственной идентичности. Вам придется переосмыслить свою личность, как, например, «человека, который сохраняет спокойствие и качественно и вовремя выполняет работу» вместо «изможденного члена команды, который выполняет работу в абсурдно короткие сроки и никогда не говорит „нет“». На такой переход уйдет время, но в конце концов новая ипостась даст вам силы наслаждаться выбранным путем и сделает жизнь приятнее для вашего окружения.

Смотрите также
Как научиться планировать свое время
19.04.2020 19:18:00 #Читаем
Как научиться планировать свое время
В издательстве МИФ вышел сборник статей Harvard Business Review про баланс между личной жизнью и работой. Мы публикует отрывок о том, как установить границы между работой и личной жизнью, а также науч...
Многоцветные люди Второй Мировой
14.05.2019 08:49:00 #Читаем
Многоцветные люди Второй Мировой
Большой праздник – День Победы – остался позади. Но пока не остыли эмоции, и патриотический запал не угас, предлагаем вновь окунуться в историю Второй мировой войны и посмотреть на неё несколько под д...
03.05.2019 08:59:00 #Читаем
От фэнтези до семейной хроники: 7 эпических саг, чтобы читать все праздники
КАКИМИ БЫ НИ БЫЛИ ВАШИ ПЛАНЫ НА ЛЕНИВЫЙ ОТДЫХ в майские каникулы — лежать на пляже у моря или дома на диване, — без увлекательной книжки не обойтись. Праздники долгие, поэтому мы выбрали семь увесисты...
14.04.2019 08:18:00 #Читаем
НА ЗАДНЕМ СИДЕНЬЕ МАРШРУТКИ
Если через 25 лет Вашего скромного слугу попросят посоветовать книгу, повествующую о жизни «простых людей» в условиях современной России, то без излишних раздумий выбор падёт на небольшой сборник расс...
Незаконченный рассказ служанки
08.03.2019 10:00:00 #Читаем
Незаконченный рассказ служанки
Информационный портал «InfoKolomna» совместно с библиотекой имени И. И. Лажечникова продолжает интеллектуально-развлекательный проект #Читаем, в рамках которого два раза в месяц по пятницам профессион...
Без вины виноватые звёзды
28.02.2019 19:06:00 #Читаем
Без вины виноватые звёзды
Информационный портал «InfoKolomna» совместно с библиотекой имени И. И. Лажечникова запускают новый интеллектуально-развлекательный проект #Читаем, в рамках которого два раза в месяц по пятницам профе...
Ответственный за раздел: